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ERRORES HABITUALES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE GMAO

Si los objetivos marcados son los descritos en el apartado anterior (ahorrar dinero y disponer de información útil), el proceso de implantación debe apuntar en esa dirección. Es muy habitual no definir objetivos al comenzar el proceso de implantación de un sistema de gestión de mantenimiento informatizado, y ponerse a realizarlo sin más. Como consecuencia, pueden surgir una serie de problemas que alejan de los dos objetivos establecidos como los más importantes: el ahorro de dinero y la disposición rápida y sencilla de información valiosa para la toma de decisiones.

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Pueden darse entonces algunas de las siguientes situaciones:

  • Coste del sistema mucho mayor del esperado, al no haber tenido en cuenta el alto coste de implantación
  • Aumento del personal indirecto. Al no haber tenido en cuenta la carga de trabajo adicional que tiene una determinada forma de operar (para abrir y cerrar O.T., para dar de alta o baja materiales en el almacén, para realizar las compras a través del sistema, etc.), el resultado final es que resulta necesario incrementar el número de técnicos indirectos e improductivos para la introducción de datos en el sistema, cuando antes no había nadie encargado de esta función improductiva.
  • Aumento del volumen de información en soporte papel. El sistema que debería buscar la reducción de la información en soporte papel proporciona montones de informes, a veces voluminosos, donde antes no se generaba ninguna documentación. Se gasta más en papel, en tonner, se plantea la posibilidad de adquirir nuevas impresoras más rápidas, se necesita más espacio para estanterías, se genera un volumen mayor de residuos (papel) que hay que gestionar, se requiere de más personal administrativo para manejar esta información, etc.
  • El sistema proporciona datos, pero no proporciona información. O al menos no proporciona toda la información que precisamos. Una buena parte de la información útil necesaria hay que generarla después con otras aplicaciones informáticas de desarrollo propio, como hojas de cálculo, pequeñas bases de datos, o incluso, hay que seguir calculándolas de forma manual.
  • La información no es fiable. Los sistemas de trabajo son tan engorrosos que los operarios no son rigurosos y se los saltan habitualmente, con lo que se pierde información y fiabilidad. Por ejemplo, si no se anotan todos los movimientos de almacén, cuando se realice un inventario no coincidirá lo que hay realmente en el almacén con lo que hay registrado en el sistema informático. Consecuentemente, al solicitar un inventario a través del sistema éste no reflejará la realidad, no será fiable.
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