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ASIGNACIÓN DE PRIORIDADES

Uno de los problemas a plantearse a la hora de gestionar adecuadamente las órdenes de trabajo correctivas es asignar prioridades a las diferentes órdenes que se generan. Las plantillas de mantenimiento son cada vez más reducidas, buscando un lógico ahorro en costes. Por ello, no es posible tener personal esperando en el taller de mantenimiento a que llegue una orden de trabajo para intervenir. Cuando se produce una avería, el personal generalmente está trabajando en otras, y tiene una cierta carga de trabajo acumulada. Se hace pues necesario crear un sistema que permita identificar qué averías son más urgentes y deben ser atendidas de forma prioritaria.

Los niveles de prioridad pueden ser muchos y muy variados, pero en casi todas las empresas que poseen un sistema de asignación de prioridades se establecen al menos estos tres niveles:

  • Averías urgentes: son aquellas que deben resolverse inmediatamente, sin esperas, pues causan un grave perjuicio a las empresas.
  • Averías importantes, que aunque causan un trastorno al normal funcionamiento de la planta pueden esperar a que todas las averías urgentes estén resueltas
  • Averías cuya solución puede programarse. Puede que sea conveniente esperar a una parada del equipo, o simplemente que el trastorno que causan es pequeño, y es más interesante acumular otras órdenes sobre el mismo equipo.

Estos niveles se suelen subdividir en tantos como pueda ser más aconsejable para una buena gestión del mantenimiento correctivo

Una vez definidos los niveles de prioridad, es necesario definir un sistema para asignar prioridades a cada avería. Muchas empresas no definen con claridad este sistema, dejándolo al juicio subjetivo de alguien (programador, jefe de mantenimiento, encargado, etc.). La consecuencia en muchos casos es que la mayor parte de las averías que se comunican tienen la prioridad máxima[1]. 

El sistema de asignación de prioridades debe ser diseñado al establecer los niveles, pero al menos debería tener en cuenta los siguientes puntos: 

  • Una avería que afecte a la seguridad de las personas y/o al medio ambiente debe ser considerada urgente. Así, si se detecta que una seta de emergencia ha dejado de funcionar, o el soporte de un elemento que puede caer ofrece dudas sobre su resistencia, su prioridad debería ser máxima
  • Las averías que suponen la parada de equipos críticos por producción deben ser consideradas urgentes. En aquellos equipos que sean cuellos de botella o de los que dependa la cantidad producida total, una parada debe ser atendida de forma preferente.
  • En aquellos equipos críticos por producción en los que se detecte un problema cuya resolución implique la parada del equipo, pero que puedan seguir funcionando correctamente, la reparación del problema debe esperar a una parada del equipo por otra razón.
  • En equipos redundantes, en caso de sufrir una avería el equipo duplicado se pasa a una situación de criticidad temporal del equipo que presta servicio. Es el caso de las bombas de alimentación de una caldera. Normalmente, estas bombas están duplicadas, manteniéndose una de ellas en servicio y la otra parada por si se produce un fallo de la bomba en servicio. En estos casos, la bomba que queda en funcionamiento pasa a ser crítica. La reparación de la bomba averiada no tiene la máxima criticidad, pero debe ser reparada en cuanto se acabe con las averías urgentes

En la figura adjunta se detalla un diagrama de flujo para la asignación de prioridades, en un sistema con cuatro niveles de prioridad:

  1. Nivel 1: Averías urgentes. Reparación inmediata. Es prioritaria frente a cualquier otra avería, a excepción de otras urgentes
  2. Nivel 2: Averías importantes: No es necesario que la reparación sea inmediata, pero debe realizarse cuanto antes.
  3. Nivel 3: Averías a programar con fecha determinada.
  4. Nivel 4: Averías a programar con fecha no determinada. Son averías cuya reparación debe esperar a que se produzca una parada del equipo.

[1] Una conocida empresa del sector auxiliar del automóvil definió 5 niveles de prioridad, en caso de avería. La asignación de prioridades era realizada por el personal de producción. Al cabo de unos meses comprobó como algunos de los niveles nunca fueron usados, y en cambio, más del 80% de las averías tenían la máxima prioridad, ya que pocos se atrevían a calificar un fallo como no urgente. Los responsables de mantenimiento decidieron reducir los niveles de prioridad a tres: Urgentes, Muy Urgentes y Urgentísimas, que condujo a una distribución de averías entre los tres niveles más razonable: tan solo el 30% de las averías fueron calificadas como Urgentísimas.

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